Planificación estratégica y gestión de proyectos

Si quieres hacer una planificación estratégica masiva y democrática, prueba ha hacerlo con https://decidim.org. Más de 46.000 personas realizaron la planificación estratégica de su ciudad (Barcelona) usando esta herramienta en 2016. Hoy más de 100 organizaciones del mundo (cooperativas, asociaciones, ciudades, gobiernos regionales y nacionales) utilizan esta herramienta.

Comienza el curso y en muchos ámbitos laborales, sociales, institucionales y académicos hay que desarrollar proyectos, planificar, decidir sobre cómo vamos a organizarnos, calendarizar, ajustar presupuestos, fijar objetivos, en definitiva planificar. El mundo de la planificación es complejísimo, está lleno de opciones, diferentes filosofías y multitud de herramientas. Aquí repasamos algunas de ellas. Nos hemos centrado en las herramientas y filosofías de la planificación y gestión de proyectos que vienen del mundo del software libre por dos motivos: a) porque la complejidad de los procesos de desarrollo de software es suficientemente grande como para que los métodos sean útiles en casi cualquier otro ámbito de organización de procesos y b) porque es en el mundo del software libre donde encontramos el mayor ejemplo de gestión colaborativa y abierta (frente a las herramientas de gestión y planificación de proyectos del mundo empresarial o institucional más clásicos).

Planificación estratégica (Strategic Planning)

La planificación estratégica se refiere a los procesos de identificación de objetivos, y la elección de medios y acciones para llegar a alcanzarlos. Realizar una buena planificación estratégica y usar metodologías específicas de gestión de proyectos es fundamental para poder evaluar y sostener proyectos y organizaciones complejas. Existen muchas formas de hacer una planificación estratégica, pero casi siempre pasa por una serie de pasos más o menos estandarizados.Este pequeño tutorial(con un pequeño vídeo introductorio) puede ayudarte.

Aquí una lista de acciones o tareas de análisis y resultados que pueden (o deben) realizarse para el buen desarrollo de una planificación estratégica:

1. Diagnóstico y evaluación actual: una mirada general al contexto social, político, histórico, económico, etc. a la situación de la organización, …
2. Misión: identificación de cuáles son los motivos de la existencia del organismo o colectivo en el que nos encontramos (p.e. servir a la ciudadanía, empoderar a la gente, hacer pasta, …), su esencia e historia.
3. Visión: qué queremos dentro de X años, anticipar cuál sería el estado o situación que nos gustaría encontrar o que imaginamos como ideal en unos años.
4. Valores: cuales son los factores de tipo ético-político que mueven (o deberían mover) a las personas integrantes de la organización, los principios con los que opera la organización.
5. DAFO: El DAFO (siglas de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades es una técnica de análisis estratégico muy extendida, la siguiente guía de cómo realizar un DAFO puede serte útil si no los has hecho nunca. La siguiente aplicación online también puede ayudarte.
6. Contexto: En el contexto entra todo lo que nos sea la planificación pero que es esencial: los recursos (económicos, humanos, simbólicos) etc con los que se cuenta, la situación del entorno (las condiciones que deben darse para que pueda realizarse la visión), etc.
7. Planteamiento del problema: Concretar cual es el reto principal y los problemas que se pueden encontrar en el camino.
8. Objetivos: Se trata de ir desgranando los objetivos de lo más general a lo más concreto, de manera anidada y jerárquica, aunque también puede haber una descomposición en red. Lo importante es ir concretando hasta llegar al nivel de un objetivo muy detallado y realizable (p.e. objetivo general: cambiar el mundo, sub-objectivo: cambiar la economía local, sub-sub-…-objetivo: impulsar que se conozcan los grupos de consumo y cooperativas del barrio).
9. Estrategias: En cierta manera la descomposición de objetivos generales en objetivos más concretos ya implica una estrategia o un serie de decisiones estratégicas. La estrategia consiste en encontrar el camino o los medios para alcanzar un fin. En este sentido la estrategia debe incluir explotar las fortaleza y oportunidades identificadas en el DAFO así como evitar las amenazadas y reforzar las debilidades, todo ello en el contexto y coyuntura actual, anticipando posibles problemas y explorando las oportunidades abiertas.
10. Acciones: Es el nivel de concreción último, se trata de definir las acciones o proyectos muy específicos que vienen a cubrir los objetivos concretos que hemos desgranado anteriormente. Por ejemplo el objetivo «impulsar que se conozcan los grupos de consumo y cooperativas de barrio» es un objetivo que puede cumplirse con la acción «desarrollar unas jornadas» o «crear una web de barrio de economía local».
11. Calendarización: Una vez los objetivos y las acciones están definidas y los recursos y las estrategias más o menos claras, podemos empezar a calendarizar las acciones, o introducir la duración de proyectos que pueden durar meses y añadir en el calendario las fecha de entrega de productos, etc. adaptándose también al calendario general de eventos o fechas señaladas que pueden quedar marcadas por el contexto (reuniones anuales, periodo vacacional, etc.).
12. Presupuestos: Asignación de recursos a las diferentes acciones y grupos de trabajo de cara a los proyectos.
13. Indicadores y evaluación: Se trata de desarrollar o identificar indicadores o métodos de evaluación de los objetivos de cara a una monitorización de la estrategia. Los indicadores deben ayudarnos a reponder a estas preguntas: ¿Cómo sabremos que un objetivo se ha cumplido? ¿Cuantas acciones más debemos de desarrollar para alcanzar un objetivo? etc. Es importante incluir en el calendario momentos de evaluación (aunque ya veremos que esto es parte de la gestión de proyectos).

Recursos para realizar una planificación estratégica

Entre las metodologías que se utilizan para realizar la planificación estratégica destaca el llamado «enfoque de marco lógico» que permite relaciones condiciones necesarias, recursos, objetivos de manera estructura. En esta página pueden encontrarse recursos (como cuadros y ejemplos) para utilizar el enfoque de marco lógico y en este documento de la Unión Europea explican el enfoque en detalle.

Existen algunas herramientas online específicamente diseñadas para realizar planificaciones estratégicas. No he encontrado ninguna que sea software libre pero en el portal de Onstrategy ofrecen una serie de herramientas útiles que pueden utilizarse gratuitamente durante los primeros 15 días.

Como ejemplos de planificación estratégica podemos consultar la planificación estratégica de Wikimedia Foundation de 2010-2015 o el documento estratégico de 2015. En el portal OnStrategy también podemos encontrar ejemplos de diferentes tipos de organización.

Muchas de las herramientas de gestión de proyectos que vamos a ver a continuación exigen que introduzcamos de manera sistemática los resultados del proceso de planificación estratégica, eso nos ayuda a concretar y sistematizar los resultados de la planificación para poder meterlos en el sistema de gestión de proyectos. Por ello, en muchos casos, podemos prescindir de las herramientas de planificación estratégica y centrarnos directamente en las de gestión de proyectos.

Gestión de proyectos (Project management)

La gestión de proyectos se refiere a la organización temporal y de equipos, a la atribución de responsabilidades y tareas, la consecución de objetivos y presupuesto a lo largo del despliegue de un proyecto (una vez la planificación estratégica ha sido diseñada). Existen multitud de teorías y de modelos de gestión de proyecto, algunos permiten modificar aspectos de la planificación estratégica para una mayor adaptabilidad, fluidez y flexibilidad de la organización a la hora de alcanzar sus objetivos.

Métodos ágiles: Scrum

Desde hace tiempo lleva poniéndose en marcha lo que se llama desarrollo ágil, se define en contraposición al desarrollo clásico de proyectos en los que los objetivos se marcan a largo plazo, se define la estrategia y se implementa en periodos largos (meses o años) sin involucrar a las personas (clientes, miembros del equipo, etc.) en la evaluación o re-planificación de los procesos. El desarrollo ágil cuenta con ciclos muy cortos de desarrollo, siempre revisables, valora los equipos de personas, valora más lo que funciona ya sobre lo que podría ser, la colaboración y evaluación en ciclos cortos y la capacidad de adaptación (lee el manifiesto ágil).

Existen varios modelos de desarrollo ágil, uno de los más conocidos y efectivos se llama Scrum (melé, en alusión a la formación de jugadores en Rugby). Este documento incluye una colección de textos (entre ellos una descripción detallada del método Scrum) escritos por el principal sistematizador de esta metodología. También puede consultarse la web de AgileAlliance, que ofrece una guía de recursos para metodologías ágiles centrada en Scrum. En castellano podemos consultar varias fuentes, entre ellas la descarga gratuita (que no libre) de Libro Gestión de Proyectos Scrum Manager.

Desde un punto de vista social o político (más que empresarial) el método Scrum se definiría como uno en el que se fomenta el trabajo en equipos de afinidad en los que hay complementariedad de capacidades, donde se cuidan los problemas y las situaciones de sus integrantes, donde se re-negocian colectivamente los objetivos (sustituyendo las reuniones con un cliente por asambleas de fijación de objetivos) y donde se evalúan los procesos en ciclos cortos, asumiendo siempre roles (como la de facilitadora) rotativos y buscando sintetizar objetivos y requisitos para el progreso del proyecto en breves lemas u objetivos concretos.

Muchas herramientas de software para la gestión de proyectos están basadas en métodos ágiles e incluyen ciclos de desarrollo, calendarios, etc. adaptados a las metodologías ágiles y, en particular, al sistema Scrum.

Herramientas para Gestión de proyectos

Listados de software para gestión de proyectos:

• Una lista gigantesca de software de gestión de proyectos puede encontrarse en Capterra y también en Project insider
• Top 5 open source project management tools in 2014
• Top 5 open source project management tools in 2015

De estas listas hemos seleccionado los siguientes:

• Agilefant basada en metodologías ágiles, es enteramente software libre, muchos gráficos de evolución, integración de «historias», cuantifica además por horas de trabajo (medida del esfuerzo), etc.
• OrangeScrum: código libre, móvil, tareas, basado en scrum, reports, parece muy completo.
• Tuleap: muy completo, permite todo tipo de filosofías de gestión de proyectos.

Otros a tener en cuenta:

• 2-plan: Un sistema integrado, de escritorio, muy completo.
• Ganttproject: Es una herramientas de escritorio, permite una planficación compleja, creando Gantt-charts. Aquí un vídeo explicativo. Tiene buena pinta, se crean tareas e hitos y se organizan en el tiempo atribuídas a personas o grupos. Es bastante completo. Te instalas el cliente y puedes empezar a usarlo, pero tienes que instalar en un servidor (o buscar alguno que te de el servicio) para que funcione colaborativamente. Exporta iCalc y también importa y exporta desde Microsoft Project.
• MyCollab: es más que gestión de proyectos, permite la escritura colaborativa e intermabio de archivos.
• Trello: visual, flexible, fácil de usar, móvil, pero no es libre, aunque es gratis.
• Asana: Lo usa mucha gente, viene a sustituir el correo, gratis hasta 15 usuarios, web, móvil. No es software libre, la usan empresas molonas tipo AirBnB o Uber.
• Odoo: lo usa Podemos, es más que un project manager, antiguo OpenERP.
• Redmine: Un clásico, en php.
• EasyRedmine
• ProyectLibre: es un sustituto compatible de Microsoft Project.